Kaip aš susitvarkiau savo paštą

Vos vakar rašiau, kad praktiškai ištiko pašto bankrotas (dviejų Gmail pašto dėžučių su 1000+ laiškų), bet jau šiandien matosi šviesa tunelio gale – balastą pavyko sumažinti iki apytikriai 200 laiškų. Papasakosiu, kaip aš tvarkiausi savo paštą – gal ir jums pravers, bent jau kaip perspėjimas taip neapsileisti… :)

Taigi turiu dvi asmenines pašto dėžutes (turiu ir daugiau, bet jų neskaičiuojam, nes skirtos tik registracijoms ir šlamštui). Vienos jų adresą matote skydelyje „kontaktai“, kita – asmeninė. Per abi yra susikaupę per 1000 laiškų. Ką darom, kad Inbox liktų tik po kelis ar kelioliką, kur dar vyksta diskusija?

1. Pirmas žingsnis – ne veiksmo, bet apgalvojimo. Reikia prisiminti su kuo ir daugiau mažiau kokiomis temomis bendrauta. Sudaryti žymų sąrašą, pavyzdžiui „pranešimai spaudai, wordpress vertimai, testai, svetainė, registracijos, blogosfera, naudinga (patarimai), diskusijos“ ir panašiai. Sąrašas pildysis rūšiavimo eigoje, bet svarbiausias kategorijas gerai yra turėti iš anksto.
2. Pašto sijojimas. Kiekvieną „diskusiją“ (laiškų rinkinį ta pačia tema) vertinu pagal tai, ar ji kaip nors dar man gali būti reikalinga, ar ne. Nereikalingas trinu. Žinau, kad Gmail sako netrinti pašto, bet kam saugoti pernai balandį parašytą „tai rytoj ketvirtą?“ „aha, gerai“ apsikeitimą laiškais? Aš juk net neatsimenu, apie ką tai ir negaliu pridėti jokios žymos. Taigi visus tokius trinam, o likusius rūšiuojam.
3. Vertingo pašto rūšiavimas. Šiame etape pakanka įsitinkinti, kad „diskusija“ yra tikrai baigta ir nereikalauja atsakymo. Tuomet belieka paskirti jai žymą (label) ir paspausti „Archive“. Žymą pridėti būtina, nes be jos laiškus galėsite rasti tik su teksto paieška arba knaisiodamiesi po „All Mail“ su šimtais laiškų. Rūšiuojant naudojamos pasiruoštos žymos, papildant, jei reikia, naujomis. Ši dalis pati ilgiausia.
4. Atsakymai į laiškus ir žvaigždutės. Po trečio etapo vienoje mano Gmail dėžučių Inbox liko matomų (nesuarchyvuotų) tik apie 40 laiškų. Į pusę jų tereikėjo trumpai atsakyti arba gauti patvirtinimą kuriuo nors klausimu. Likusius 20 pažymėjau žvaigždelėmis kaip tebevykstančius, neatliktus darbus. Nuo šiol taip ir darysiu – paprastą korespondenciją laikysiu pašto dėželėje tol, kol vyks susirašinėjimas ta tema, o paskui archyvuosiu. Laiškus, kurie įpareigoja mane ką nors padaryti (taip pat dar neatsakytus) žymėsiu žvaigždele. Atsakęs į laišką ar atlikęs darbą, žvaigždelę nuimsiu.

Baigiu tvarkytis pagal šią sistemą ir jau esu labai ja patenkintas. Švara pašto dėželėje guodžia, kad pavyks susitvarkyti ir su likusiais darbais. Viename puslapyje telpantis paštas leidžia aiškiai suvokti, kiek tų darbų ir laiškų liko. Nuėmęs vieną ar kelias žvaigždeles pajunti tikrą pasitenkinimą.

Jei jūsų pašto dėžutėse tebėra chaosas – siūlau susitvarkyti. Padeda. A! Ir jau galite vėl man rašyti laiškus. :)