Gerai atlikdami suplanuotus darbus taip pat sutaupysime laiko!

Dažna problema – laiko stoka. Siekdami geriausia dienos bėgyje stengiamės visus darbus suplanuoti, atlikti tik būtiniausius ir iš anksto pasiruošti dideliems įvykiams ar projektams. Tačiau viską kruopščiai suplanavę negalime būti užtikrinti, kad rytoj nesusidursime su įvairiomis problemomis ir kad visų punktų idealiai laikysimės.

Kartais per daug laiko skiriame nereikšmingiems dalykams, kurie skaudžiai atsiliepia dienos eigoje, kai nebespėjame atlikti kitų paruoštų, galbūt net svarbesnių, punktų. Šią problemą galime išspręsti visai nesudėtingai – rašinyje pasinaudodamas Lifehack.org aptarsiu keletą tokių būdų.

Mėgindami spręsti problemas pirmiausia turime išsiaiškinti, kas jas įtakojo. Dažniausiai mes nesugebame tinkamai paskirstyti laiko. Pavyzdžiui, skiriame nemažai laiko projektams, kurių rezultatai mūsų vis tiek netenkina. Geriausias vaistas: nedaryti daugiau nei reikia. Šiam tikslui pasiekti Lifehack.org pateikia penkis įdomius patarimus:

1. Apgalvokite koks atliekamo darbo tikslas ir ar jis jums naudingas. Nežinodami ko norime, ar kam tai darome, atliekame nemažai darbų, kurie vėliau nebetenka prasmės ir sugaišto laiko. Būtina tiksliai žinoti ar šis punktas, elementas pravers ateityje, kitaip negalėsite tinkamai paskirstyti projektų svarbos, kartu ir laiko jiems.
2. Darbo tikslus užsirašykite matomoje vietoje. Šiuo patarimu naudojuosi pats. Tinkamai suplanuotą veiksmų planą „perkeliu“ į lipnų priminimą, tačiau naudojantiems Google Desktop patariama išnaudoti programos resursus, tuo pačiu neapklijuosite savo darbo vietos daugybe spalvotų lapelių (kaip aš).
3. Nuolatos tikrinkite veiksmų planą. Pasinėrę į darbus galite lengvai nuklysti į lankas, kad taip neatsitiktų kas tam tikrą laiko tarpą pasitikslinkite ar jums būtina atlikti vieną, kitą darbą, ar nėra paprastesnio kelio į Olimpo viršūnę, o gal tai aplamai nereikalinga.
4. Nusistatykite tikslias darbo laiko ribas. Taip, spaudžiami termino, automatiškai atsirinksite svarbiausius punktus, elementus iš viso projekto. Siūloma naudotis apverstos piramidės struktūra, kai pradedame nuo svarbiausių elementų ir keliaujama ties mažiausiai reikšmingais. Ši struktūra naudinga ir tuo, kad nesuspėję atlikti visko lygi galo pateiksite optimaliausią sprendimą su svarbiausiais aspektais. Tokiu pačiu būdu rašomi straipsniai laikraščiuose – autorius stengiasi įsitekti į duotą vietos limitą pateikdamas svarbiausią informaciją.
5. Sustokite vos tik atlikę užsibrėžtą tikslą. Dažniausiai žmonės likus kelioms minutėms bando užduotį aptvarkyti, atlikti paskutinius patepimus, tačiau iš geros valios galite paįvairinti darbą bereikalingomis smulkmenomis, kurios nepatinka nei vertintojams, nei jums.

Laiką galime sutaupyti ne vien gerai planuodami, tačiau puikiai atlikdami darbus, kurių kokybė taip pat pagerėja, naudojantis šiais patarimais.