Get Things Done (GTD) šiuo metu populiariausia asmeninio produktyvumo didinimo sistema, apie kurią jau girdėjo visi bent kiek besidomintys tokiais dalykais. Šios sistemos fanai sugalvojo ir aprašė daug būdų, kaip ją sėkmingai išnaudoti skirtingose programose. Nuo Microsoft Outlook iki paprasto tekstinio failo. Bet man labiausiai patiko tvarkytis savo darbus naudojant Google Notebook. Paprasta ir greita.
Prisipažinsiu, nesu skaitęs Davido Alleno knygos, nuo kurios ir rasidėjo visas šis GTD bumas, ir kurioje smulkiai aprašyta, kur visa esmė. Kas pirmą kartą girdi apie GTD gali pasiskaityti angliškai Wikipedijoje ir/arba lietuviškai pas Nežiniuką.
Apie Google Notebook tikiuosi girdėjo visi? Jei ne, tai pats laikas nukreipti naršyklę jo link, prisijungti su savo Google prisijungimo duomenimis (na šiuos manau turi visi, kas internetu naudojasi bent jau antrą kartą :) ir pradėti naudotis.
Ar pasirengę pabandyti susitvarkyti darbus, kuriais užkištos daugelio jūsų smegenys? Ar dažnai svarbūs darbai yra taip giliai, kad laiku jų neprisimeni ir aišku nepadarai? Pradžioje susikurkim penkis naujus Notebook’us: Inbox, Next Actions, Projects, Someday, Reference. Aš naudoju angliškus pavadinimus, nes man taip buvo paprasčiau susidėlioti pagal GTD, bet niekas netrukdo kiekvienam naudoti savo pavadinimus. Be to, prieš kiekvieną pavadinimą rašau „GTD“, kad jie nepasimestų tarp kitų mano Notebook’ų.
Apie kiekvieną Notebook’ą trumpai tiems, kas nesigilino į GTD sistemą:
Inbox – čia surašau viską, kas dar nėra subrendę iki veiksmo, bet būtinai bus, ir ko užmiršti nevalia, pvz., sugalvota tema blogui, pagal kurią kažką norėčiau parašyti.
Next Actions – o šis yra mano pagrindinis akių gadintojas dienos bėgyje, nes jame yra būti atlikti darbai, kuriuos įkėliau planuodamas dieną.
Someday – į čia rašau darbus, kuriuos norėčiau kažkada padaryti, taip pat šiek tiek utopinės mano idėjos. Apie šiuos darbus negalvoju nuolat. Ateina laikas – peržiūriu ir trinu arba keliu
į Inbox jau sukonkretinęs darbus.
Projects – čia įrašau didžiuosius projektus, kuriems įvykdyti reikia daugelio darbų. Taip pat čia įrašau pavedimus, kurie tęsiasi laike ir susideda iš kelių darbų. Pvz., suorganizuoti rašiklius su įmonės logotipu. Atrodo paprasta, bet tam reikia: pirma, surinkti pasiūlymus, antra, išsirinkti įmonę, kuri tai darys, trečia, susitikti/susiskambinti ir išreikšti savo norus, ketvirta, gavus būsimo rašiklio dizainą, suderinti su ūkio dalies vadove, penkta, suderinti su administracijos vadove, šešta, užsakyti, septinta, nurašyti išlaidas. Bet galvos neskauda, gautą darbą išskaidai darbeliais ir laiku perkeli juos į Next Actions. Nieko nepamiršti.
Reference – šio, prisipažinsiu, nelabai naudoju. Čia turėtų atsirasti temos, kurias dar reikia pasinagrinėti, surinkti informacijos ar pan. Tada jos važiuoja atgal į Projects arba į Next Actions.
Kaip matosi paveikslėlyje, aš dar susikūręs GTD: Done. Labai naudinga, kai viršininkui sunkios dienos ir įprastos ataskaitos nebepakanka. Išrenki visus darbus, projektus kuriuose dalyvavai (net ir ne savo) ir pateiki. O ir pačiam, atsiversti po mėnesio ir peržiūrėti labai naudinga. Galima pasidžiaugti produktyviu mėnesiu.
Viskas, laikas kelti ir rūšiuoti darbus. Labai patogu, ir Google Notebook’as tai leidžia, naudoti skirtingas Skiltis (Section). Pas mane, GTD: Projects kiekvienam projektui atskira Skiltis, GTD: Next Actions – Skiltis vadinu bendru veiksmo pavadinimu: Paskambinti, Susitikti ir t.t.
Labai rekomenduoju naudoti Google Notebook naršyklės įskiepį. Visų pirmą taip darbai visada pasiekiami vienu pelės paspaudimu, o antra, labai labai patogu pasižymėti kažkokį puslapį, kartu su dalimi teksto ir paveiksliuku. Pvz.: Naudoju Gmail
kaip savo pagrindinį paštą, tiek darbo, tiek asmeniniais reikalais. Atėjus svarbiam laiškui paprasčiausiai spaudžiu dešinį pelės mygtuką > „Note this“ -> pasirenku reikiamą, susijusią skiltį, parašau komentarą ir viskas, laišką galiu užmiršti, nuoroda į jį visada rasiu Google Notebook, kai planuosiu savo kitos dienos darbus.
Perkėlinėti darbus tarp Notebook’u irgi patogu ir paprasta.
Svarbu neužmiršti visus darbus peržiūrėti, sugrupuoti, įtraukti naujus ir, būtinai, atlikti.
Kaip jau rašiau Vienastoks, tema nėra nauja ar mano sugalvota, bet aš ją, su nedideliais pakeitimais, puikiai taikau savo darbams. Man ji tikrai padėjo sumažinti galvoje chaosą ir darbus dabar atlieku greičiau, kai galvoju apie vieną, o ne visus iš karto.
Jei turite klausimų ar neaiškumų, juos galime aptarti čia pat komentaruose.
Specialiai nežinau.lt,
6 Comments
O kartais nenutinka taip, kad betvarkant visus tuos GTD įrašus tiesiog gaišti laiką, per kurį galėtum kažką atlikti? Asmeniškai aš tik esant LABAI dideliam darbų kiekiui dieną juos visus tiesiog surašau win. notepad’o lange svarbos tvarka ir juos atlieku, jei kažkas atsitinka dėl ko darbas stringa -pasirašau šalia komentarą ir einu prie kito, nes taip žaist su kilnojimais/redagavimais – paprastai nėra laiko.
Kiekvienas suranda pagal save, kas jam geriausiai tinka. Bet šitas straipsniukas man tokia truputį reklama kvepia, nors gal jos čia ir visiškai nėra – tiesiog toks pirmas įpūdis perskaičius šį straipsniuką.
Mano darbams kol kas visiškai užtenka google calendar. Žinoma, jo paskirtis gal nėra visiškai analogiška GTD, bet kiekvieną daiktą galima savaip pritaikyti :)
> JOG
Nutinka. Todėl ne visiems ta sistema gera. Ji turi keletą naudingų elementų (bent jau man): 1) vietą iškrauti visiems rūpesčiams; 2) darbų atlikimo kontekstą. T.y. susirašai namų darbus į vieną vietą, darbo – į kitą, ir būdamas vienoje kurioje dėl kitos galvos nebesuki.
> dgs
Jei Google Notebook reklama kvepia, tai gerai. :) Notebook – naudingiausias šiemet atrastas įrankis. Visą laiką atidarytas kairėje naršyklės skiltyje. Nežinau, ką be jo daryčiau. :)
O Google Calendar man turi vieną neigiamą dalyką – tai, kad visiems darbams, net daromiems savaitę ar mėnesį, turi paskirti laiką. Tas labai nepatogu ir nepadeda sekti eigos, skatina atidėliojimą ir painiavą planuojant. Jei viską pavyksta išskaidyti pusvalandžio-valandos darbeliais, tada tai labai naudingas dalykas. Vis tikiuosi, kad Google kada nors pridės darbų sąrašą prie Calendar. Tada tai bus smagumėlis. Tiesa, ir dabar galima įterpti Remember the Milk ir Hiveminder darbus, bet nepatogu.
Jei dayg darbų – tada gal ir patogu, bet šiaip tai manau daugiau laiko bus sugaišta tvarkant visus tuos įrašus, nei šiaip atliekant darbus.
JOG: Tai puiku, kad naudoji Win. Notebook. Aš čia aprašiau, mano manymu, patogesni įrankį, kai darbų visada yra daug, juos vykdant atsiranda naujų, idėjos irgi kyla neprognozuotai, darbai iš skirtingų „operų“. Be to, tam kad susirašyti darbus į win. notebook juos reikia prisiminti t.y. iki surašymo laikyti galvoje. Mano atveju, darbus užsirašai ir karto, priskiri kažkam ir padarai :)
dgs: Google Calendar irgi puikus įrankis ( reklama :) ), bet man jis labiau, kaip priminimo sistema, pvz. įvairių gimtadienių, F1 varžybų ar pan. Darbai per daug dinamiški GCal. Bet kiekvienam savo.
amonas: Turbūt nepavyko, bet bandžiau įrodyti, kad su Google Notebook patogiai ir _greitai_ galima tvarkytis savo darbus. O „gaišti“ laiką darbų planavimui, jų atlikimui ir ataskaitų rašymui vistiek reikia, čia jau niekur nepabėgsi.
Puikus rašinukas :) Reiks pamėginti.
Tiesą sakant, tik dabar jį atradau, nes pažiūrėjus į datą suprasite – manęs tuo dar nebuvo nežinau.lt :)