Darbų planavimas su sąrašu ir kalendoriumi

(Joe Lanman nuotrauka) 

Išradau naują būdą planuoti darbus. Gali būti, kad jis kieno nors jau išrastas, pavadintas „brendiniu“ vardu ir aprašytas tuzine bestselerių, bet aš jų neskaičiau, todėl bent trumpam autorystę paskirsiu sau. Būdas toks paprastas, kad tuoj imsite juoktis, tačiau paprastume ir slypi jo genialumas. Esmė trumpai: darbų sąrašas yra atskiras nuo planavimo erdvės, „pribrendę būti atlikti“ darbai tiesiog perkeliami į savaitės kalendorių.

Ištakos. Esu išbandęs nesveiką darbų planavimo priemonių skaičių, tiek elektroninių, tiek ir popierinių. Darbų sąrašuose pasigedau santykio su realiai turimu laiku. Suplanuoji 16 darbų iki pietų, o pasirodo, kad turi tik pusantros valandos. Tada tas pusantros valandos sugaišti darbų pirmumo nustatymui, bet kitą dieną viskas vėl panašiai. Yra dvi svarbios taisyklės:

• Darbų užrašymas turi būti kuo paprastesnis.
• Laiko planavimas turi būti atskiras nuo darbų surašymo.

Sistemėlė. Darbų surašymui tinka bet kokia programikė (net Windows Notepad tinka) – svarbu, kad sąrašas visada būtų su jumis (sinchronizuojamas per DropBox, rašomas į interneto tarnybos tinklalapį Gmail Tasks, Evernote ar dar kaip nors). Darbai rašomi iš eilės, nerūšiuojant. Neverta stabdyti daromų darbų vien todėl, kad reikia suplanuoti naujus. Jei būtina iš karto pasakyti, kada maždaug atliksi, tai iš akies galima pažadėti pagal bendrą darbų kiekį ir vaizdą kalendoriuje, bet vėliau būtina patikslinti. Prie darbų nereikia planuoti terminų, nebent jie yra su aiškia baigimo data.

Taip dienos bėgyje surašomi visi darbai. Kadangi jų nesvarstome ir neplanuojame, tai naujų darbų surašymas visiškai netrukdo dirbti suplanuotų. Vakare gi specialiai skiriame pusvalandį darbų perkėlimui į kalendorių. Aš tą pusvalandį skiriu tik kartą per savaitę – užpildau visą savaitę į priekį Google Calendar, todėl kasdien pakanka ir 10 minučių. Tų 10 minučių reikia, nes darbai persistumdo neišvengiamai.

Prieš perkeliant darbus į kalendorių:

1. Sustumdome sąraše darbus pagal pirmenybę. Stumdome iš akies, labai nesverdami, nes tikslūs prioritetai man, pavyzdžiui, neveikia. Jei nėra nuotaikos, tai ir didžiausio pirmumo darbą galiu nukelti – kam kankintis?
2. Iš patirties apytiksliai surašome prie kiekvieno darbo jo trukmę. Nė vieno darbo trukmė neturi viršyti 2 valandų. Jei viršija – skaidom į kelias dalis. Nesąmonė yra įsirašyti „CSS kūrimas – 16 val.“. Aš tokio nė nepadaryčiau. Geriau suskaidyti į antraštės, teksto ir t.t. CSS, padalinant laiką. Suskaidyti darbai ne tik lengviau padaromi – pasitenkinimas tuo didesnis, kuo dažniau gali „padėti varnelę“ prie atlikto darbo.
3. Į Google Calendar (arba panašią programą) sudedame tiek darbų, kiek jų telpa į savaitę, tačiau pasinaudojame „Google principu“ ir paliekame 20% laisvo laiko. Tai suteiks erdvės manevravimui kiekvieną dieną ir sutaupys laiko perplanuojant darbus, jei nepavyks visko atlikti kurią nors vieną dieną.
4. Sudėtus į kalendorių darbus išmetame iš sąrašo (grynai psichologinis efektas – dar nieko nepadarėme, bet našta tarsi palengvėjo), o paskui neskubėdami perskaitome visus kalendoriuje sudėtus darbus iš eilės. Kam to reikia? Kartais svarbu ne tik darbo data ir laikas, bet ir seka. Jei žinote, kad po „kodavimo sesijos“ būsite visiškai išsekę, po jos neverta planuoti antros tokios. Kai sąrašas atrodo pernelyg koncentruotas vienoje vietoje, verta jį pastumdyti tolygiau. Apie tai retai rašoma protingose knygose, bet darbų atlikimo seka yra labai svarbi. Ji priklauso nuo jūsų būdo – kai kurie žmonės visą intensyviausią darbą suplanuoja iki pietų, kad popiet galėtų atsipalaiduoti.

Sistemos privalumai, žiūrint mano akimis:

• Ji labai „palaida“. T.y. aš turiu galimybę keisti savaitės ir dienos darbus, perstumdyti juos vietomis (Google Calendar stumdymas pele – didelis džiaugsmas). Ne taip dažnai stumdau, bet man svarbu žinoti, kad nesu įspraustas į rėmus.
• Laikas ragina natūraliai. Raudona linijikė Google Calendar nenumaldomai slenka žemyn ir taip ragina daryti darbus be įkyrių perspėjimų ir pranešimų. Man smagu su ja palenktyniauti – kiekvieną kartą gerokai nuo jos atitrūkęs į priekį pajuntu pasitenkinimą savo produktyvumu.
• Nors nevaržomai ir greitai užrašomi darbai labai sparčiai pildo sąrašą, jis dideliu kąsniu sutrumpėja kas savaitę. Tai pliusas. Darbų planavimas visai savaitei iš anksto – irgi pliusas. Nepatikėsite, kiek darbų išvis atkrenta, kai pasiūlai juos padaryti kitą savaitę (tik ne darbdaviui, žinoma). Itin svarbiems dalykams yra tas „gūglinis“ 20% rezervas, bet aš stengiuosi, kad į jį nepatektų nemalonūs darbai – reikia planuoti laiką ir pramogoms bei poilsiui.

Kol kas tai veikia, nors apie tokio metodo privalumus ir trūkumus galima bus kalbėti po ilgesnio laiko. Jis dabar tebėra „alpha“ etape.