Asmeninis efektyvumas su Get Things Done!

Negalėjai pastarąjį pusmetį naršyti po internetą ir nepastebėti bent vienos nurodos į Get Things Done (GTD) sistemą, jos metodus, programas ir interneto tarnybas, pritaikytas asmeninio darbo ir gyvenimo apskritai efektyvumo didinimui.

Viskas prasidėjo nuo Davido Alleno knygos ir paskaitų, o netrukus išsiplėtė vos ne į naują technoreligiją. GTD metodas iškilo „kaip tik laiku“ – tuo metu, kai ėmė populiarėti asmeninio produktyvumo didinimo (lifehacking) dalykai. Žinoma, patarimai ir sumanesni būdai organizuoti darbą yra senesni už Egipto piramides, bet tik informacijos srautams ir darbo tempui pasiekus ribą, artimą žmogaus galimybėms, pradėta intensyviai ieškoti, kaip patobulinti patį svarbiausią procesorių – savo smegenis.

Davido Alleno knygą verta perskaityti kiekvienam – ne visiems tiks GTD darbo principai (apie tai toliau), bet bent kiek pasitobulinti save verta, ypač jei jaučiate, kad jūsų „operacinė“ nebesusidoroja su naujausiomis užduotimis.

Labai glaustai ir nesiveliant į įmantrius metodų vardus, GTD sistema susideda iš kelių pagrindinių žingsnių (projektų valdymui jų yra daugiau):

1. Smegenų išsivalymo. Daugiausiai stresų sukelia tai, kad mes galvoje stengiamės laikyti niekaip nesurūšiuotas ir nepasvertas darbo, asmenines ir visas kitas užduotis, kurių atrodo yra be galo daug. Sudėjus viską į krūvą, apima neviltis, kad nieko vistiek nespėsime, todėl iš karto imame save ruošti nesėkmėms… GTD siūlo visus įmanomus darbus – net pačius smulkiausius – iškrauti iš galvos ir susirašyti į vieną sąrašą, koks ilgas jis bebūtų.
2. Smulkių darbų atsikratymo. Iš bendro sąrašo išrenkami tie darbai, kuriuos tuojau pat galima atlikti greičiau nei per 2 minutes. Darbe iš ryto užduotis „paskambinti mamai, paklausti, ar gavo vaistų“ atrodo netinkama, tačiau atlikus ją sumažėja darbų sąrašas, o tuo pačiu – ir jo „svorio“ keliamas stresas.
3. Skirstymo pagal atlikimą. Yra toks GTD terminas „actionable“. Jis žymi darbą, kurį gali imti ir atlikti – jam nereikalinga kitų pagalba, kokios nors informacijos ar įvykio laukimas. Visi darbai, kuriems jums reikalingi dalykai, kurių šiuo metu neturite, yra perkeliami į laukimo skiltis, bedrąją informaciją ar atidėtus projektus. Einamųjų darbų sąraše lieka tik tas, kas iš tikrųjų padaroma dabar.
4. Žymėjimo pagal trukmę. Planuojama darbų trukmė svarbi, nes mes retai darome visus darbus iš eilės – tenka prisitaikyti prie netikėtų skubių posėdžių, išvykų, skambučių. Ištaikę laisvo laiko, iš sąrašo galime pasirinkti geriausiai „telpantį“ į turimą laiką darbą.
5. Skirstymo pagal teritorijas. Nors daugelis užrašų knygelių skirsto skiltis į darbų ir asmeninių dalykų, toks principas nėra pats geriausias – namie taip pat tenka atlikti vieną kitą svarbų su pareigomis susijusį darbą, ir atvirkščiai – darbe tenka paskambinti namo, ką nors priminti ar perduoti žinutę. Todėl geriau darbus skirstyti pagal atlikimo teritoriją.
6. Atsakymo į klausimą, kas toliau? Darydami vieną kurį darbą turėtumėte jau žinoti, kas seka po jo. Ši seka padės sutaupyti laiką užduočių rūšiavimui ir svarstymui, ką daryti, kiekvieną kartą pabaigus eilinį etapą.

Visos knygos į vieną puslapį nesudėsi – čia pateikiami tik GTD sistemos apmatai. Jei norite darbo vietoje turėti nuolatinį efektyvesnio tvarkymosi priminimą, parsisiųskite ir atsispausdinkite nemokamą Davido Alleno paruoštą diagramą. (Neišsigąskite parduotuvės formato – diagrama kainuoja $ 0.00).

GTD nėra universalus receptas – žmonių charakteriai ir temperamentas labai skiriasi. Net kai kurie labai ištikimi Alleno idėjų sekėjai prisipažįsta, kad dažnai apleidžia savo GTD sąrašus. Būna, kad žmonės suplanuoja tiek daug darbų, kad jie nebetenka prasmės net Get Things Done schemoje. Kiti netiksliai įvertina darbų kategorijas arba pernelyg tiesmukai vertina 2 minučių bei delegavimo taisykles. GTD – tik įrankis, darbų efektyvumo didinimas pirmiausiai priklauso nuo juos dirbančio noro ir ryžto…