Šiuo metu elektroninių laiškų populiarumas yra sumažėjęs dėl įvairių aternatyvios komunikacijos programų įtakos (pvz.: Skype). Tačiau elektroninis paštas išlieka patogi ir paprasta galimybė susisiekti su bendradarbiais, draugais ar užsienyje gyvenančiais giminaičiais. Daugelis mūsų nesusimąsto rašydami laišką apie jo aiškumą, informatyvumą, paprastumą – tai sukelia nemažai problemų gavėjui ir virsta tiek siuntėjos, tiek ir gavėjo laiko švaistymu.
Kartais net patys nebesuprantame laiško esmės, patys nesuvokiame, ką norėjome parašyti, paklausti. Skubotai parašyti laiškai sudaro ne kokį įvaizdį mūsų kolegų, bendraminčių akyse – prirašyta daug, o taip ir nepasakyta ko jam reikia iš manęs.
Dar septynis patarimus pateikia WebWorkerDaily:
- Rašykite glaustai – apsiribokite penkiais sakiniais, kas nereikalinga iškirpkite. Apgalvokite su keliais sakiniais galite išsisukti šioje situacijoje. Įdomus pastebėjimas, jog žmonės ilgesnius laiškus palieka vėlesniam laikui, o jei jums reikia greito atsakymo?
- Susikoncentruokite ties pagrindine tema ar subjektu. Nereikia rašyti ilgos įžangos – žmonėms tai neįdomu, jų tikslas sužinoti ko jūs norite, pageidaujate, klausiate.
- Viename laiške rašykite viena tema. Parašius daugiau ir nepaaiškinus tiksliai ko norite galite nesulaukti atsakymo. Man taip atsitinka su vienastoks – žmogus užsiėmęs, neturi laiko visiems iškarto, stenkitės pirmiausia pateikti svarbiausius, aktualiausius klausimus.
- Nuošalyje palikite humorą ir emocijas. Nors interneto tarnybos ir elektroninio pašto programos suteikia galimybę pridėti šypsenėles, nereikėtų jomis perkrauti teksto. Taip pat bendravimas, nematant kito asmens, turi savo niuansų – jūsų pateiktas pokštas ar anekdotas gali likti nesuprastas.
- Naudokite „Jeigu… tai“ (angl. If… Then…) sakinio konstrukcijas. Stenkitės visą reikiamą informaciją sutalpinti viename laiške. Pavyzdžiui, „Artūrai, ar gavai laišką nuo Jono?“ – nelaukite atsakymo – „Artūrai, ar gavai laišką nuo Jono? Jei taip, pakoreguok jo atsiųstą dokumentą ir persiųsk bosui.“.
- Perskaitykite savo parašytą elektroninę žinutę ir apgalvokite ar joje nėra dviprasmių sakinių, ar viskas aišku ir pateikta informatyviai. Tuo pačiu atkreipsite dėmesį į rašant padarytas klaidas.
- Nebijokite redaguoti savo elektroninio laiško. Perskaitę jį antrą kartą ištrinkite nereikalingas vietas, palikite tik tai kas svarbiausia.
Atidžiai rašydami ir koreguodami laiškus ne tik paspartinsite darbą, bet ir sudarysite teigiamą įspūdi kitų akyse, jie mielai atsakys į jūsų klausimus.
9 Comments
O kaip aš norėčiau, kad šitas instrukcijas paskaitytų su IT nesusiję žmonės!
Viena didžiausių problemų – nesugebėjimas suformuoti subject lauko, kas yra bene svarbiausias dalykas, ieškant informacijos. Ši problema egzistuoja ne tik el. laiškuose, bet ir forumuose. Dažnai galime išvysti „Help!! Reik pagalbos!!!“ ir panašias antraštes, kurios informatyvumo tikrai nesuteikia.
Panašius veiksnius galima pastebėti ir SMS žinutėse. Karts nuo karto gaunu „tai ar tinka 18:00 , ar ne?“ ir panašias žinutes. Iškart reikalaujama betkuriuo atveju atsakyti. Vietoj to daug teisingiau tiesiog rašyti „Susitinkam 18:00″. Tokiu atveju privaloma atsakyti tik tada, jei paskirtas laikas netinka, kitu atveju – viskas ok.
Taupykite savo ir kitų laiką!
Pawka »
Aukso žodžiai. Jei neišeina į laišką atsakyti vienu atsakymu, o prasideda bergždžias tikslinimas ir susirašinėjimas, vadinasi pirmas parašęs parašė tą laišką netinkamai.
Taip. Bet aš jaučiuosi, kad panašia tema šiame tinklalapyje esu skaitęs ir pasisakęs. Mane laiško antraštės neinformatyvumas nervina taip pat.
Linas »
Tema iš tikrųjų nenauja. Panašaus pobūdžio rašinių jau buvo. Nors labai naudinga „if.. then“ schema man buvo naujiena. Ji labai padeda bendravimui laiškais.
o tai ką rašot į temos laukelį? pvz reikia susitarti dėl susitikimo antradieny ir dar kažką sutarti. Rašot „dėl susitikimo antradieny“ ar „susitikimas antradieny“?
O labiausiai tai nervas ima, kai paskambini, ko nors paklausi ir pasako: „Siunčiau tau meilą, paieškok“. Ir tada prasideda gražumas. Headeriai juk būna va tokiam stiliui: „aaa“, „dskjfksd“, „Re:“ ir t.t.
lfx »
Man geriausiai gauti maždaug tokią: „Dėl nežinau.lt dizaino. Susitinkam antradienį“. :)
Kaip aš pritariu Pawkai dėl tų temų. Myliu Bitės+ forumą už tai, kad ten griežtai reguliuojami temų pavadinimai. Neinformatyvus — spyna. Pasikeisi tada ir atrakins. Visiem viskas aišku ir paprasta.
O dėl sms gal ir teisus, bet čia kartais ir nuo situacijos priklauso. Jeigu žmogus telefonu naudojasi ne itin dažnai, galbūt tik kartą per kelias dienas, telefonas numestas kur nors rankinėje ar kuprinėje, ar striukės kišenėje tai neišgirsta sms, tai jie jau 18:00 nebesusitiks. O jeigu paklausi ar tinka ir negauni atsakymo, tai „duoda“ suprasti, kad jis sms negavo ir reiktų paskambinti.